金幫琳
（北京大陸航星質(zhì)量認(rèn)證中心股份有限公司 北京100143）
GB/T 19001標(biāo)準(zhǔn)“4.1理解組織及其環(huán)境”等內(nèi)容是新版標(biāo)準(zhǔn)的核心內(nèi)容，是對質(zhì)量管理體系總體策劃輸入的要求，也是識別組織內(nèi)外部環(huán)境風(fēng)險的重要來源。2016版GB/T 19001標(biāo)準(zhǔn)，無論是在結(jié)構(gòu)上還是在內(nèi)容上都發(fā)生了重大改進(jìn)，如何正確理解和運(yùn)用新版標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)要求，是各類認(rèn)證組織面臨的一項(xiàng)新任務(wù)。本文結(jié)合水利工程建筑行業(yè)質(zhì)量管理工作實(shí)踐，識別和研究GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)4.1條款中內(nèi)外部環(huán)境風(fēng)險評估中的問題及解決辦法，促進(jìn)認(rèn)證機(jī)構(gòu)、審核人員對標(biāo)準(zhǔn)的理解，促進(jìn)審核人員能力的整體提升，從而提高質(zhì)量管理體系審核的有效性。
一、正確理解標(biāo)準(zhǔn)的要求
GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)4.1條款規(guī)定了組織應(yīng)確定與其宗旨和戰(zhàn)略方向相關(guān)并影響其實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系預(yù)期結(jié)果的能力的各種外部和內(nèi)部因素。組織應(yīng)對這些外部和內(nèi)部因素的相關(guān)信息進(jìn)行監(jiān)視和評審。面對新時代、新使命、新征程，組織所處的環(huán)境已經(jīng)呈現(xiàn)出與以往截然不同的特性：變化加快、市場全球化、知識成為主要資源等。為了適應(yīng)變化的環(huán)境，組織需要具備應(yīng)變的能力。GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)4.1條款的要求，意在為組織提供一種理解組織及其環(huán)境并證實(shí)其相關(guān)信息得到監(jiān)視和評審的方法。
GB/T 19001標(biāo)準(zhǔn)“4.1理解組織及其環(huán)境”等內(nèi)容是新版標(biāo)準(zhǔn)的核心內(nèi)容，貫穿于標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)過程。可如何實(shí)施是個難點(diǎn)，因?yàn)樾掳鏄?biāo)準(zhǔn)并未給出具體的監(jiān)視和評審方法。審核員實(shí)施組織環(huán)境審核時，如何充分理解標(biāo)準(zhǔn)的要求，準(zhǔn)確判定組織環(huán)境的“風(fēng)險和機(jī)遇”，合理進(jìn)行內(nèi)外部環(huán)境風(fēng)險評估，有效制定控制措施，以確保審核的有效性，是目前質(zhì)量管理體系審核中亟待解決的問題之一。在內(nèi)外部環(huán)境風(fēng)險評估實(shí)踐活動中，明確評估目的，準(zhǔn)確把握評估原則及依據(jù)，提出評估思路，控制評估要點(diǎn)，并對組織內(nèi)外部環(huán)境評審風(fēng)險控制措施的充分性進(jìn)行識別，這是確保組織質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的前提和基礎(chǔ)。
二、對4.1條款中內(nèi)外部環(huán)境風(fēng)險評估的實(shí)施
任何一個組織都無法避免與所處環(huán)境之間的相互作用。組織總是受著各種環(huán)境因素的影響和制約，并在這種制約中尋求生存和發(fā)展。組織應(yīng)按照新標(biāo)準(zhǔn)4.1條款的要求，實(shí)施內(nèi)外部環(huán)境風(fēng)險評估。下面以山東省水利勘測設(shè)計院為例，分析對4.1條款中內(nèi)外部環(huán)境風(fēng)險評估的實(shí)現(xiàn)過程。
1、評估目的
建立組織內(nèi)外部環(huán)境風(fēng)險識別評估制度是為確保我院組織環(huán)境和風(fēng)險得到有效控制，確保有利于實(shí)現(xiàn)預(yù)期結(jié)果的情況可能導(dǎo)致機(jī)遇的出現(xiàn)，時刻抓住我院生存與發(fā)展的機(jī)遇，以實(shí)現(xiàn)我院QES方針和QES目標(biāo)指標(biāo)，使全院生產(chǎn)、服務(wù)和活動過程符合質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)，符合相應(yīng)法律法規(guī)及其他要求的規(guī)定，以消除或減少對組織環(huán)境的有害影響，有效控制生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各種風(fēng)險。
本次評估的目的是充分識別理解并考慮那些與我院的宗旨、戰(zhàn)略方向相關(guān)，并影響我院實(shí)現(xiàn)管理體系預(yù)期結(jié)果能力的內(nèi)部和外部環(huán)境，確保內(nèi)外部環(huán)境要素識別與評估。
2、評估原則
本次評估以國家現(xiàn)行有關(guān)法律、法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，按照本院SDSS－CX03－2017《組織環(huán)境與風(fēng)險和機(jī)遇管理程序》，采用SWOT分析法，堅持政策性、科學(xué)性、公正性、針對性等原則，開展組織內(nèi)外部環(huán)境風(fēng)險識別評估工作。
3、評估內(nèi)容
設(shè)計院組織環(huán)境與風(fēng)險和機(jī)遇管理過程中所涉及的內(nèi)外部環(huán)境要素。將院內(nèi)外部環(huán)境作為評估對象，按照所確定的方法，將對組織內(nèi)外部環(huán)境信息和條件進(jìn)行綜合和概括，進(jìn)而分析組織的優(yōu)勢、劣勢、面臨的機(jī)會和威脅，從而根據(jù)組織所處環(huán)境狀況采取相應(yīng)的控制措施。
4、評估依據(jù)
（1）GB/T19001-2016、GB/T24001-2016、GB/T28001-2011、GB/T50430-2007標(biāo)準(zhǔn)；
（2）國家相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)；
（3）水利水電行業(yè)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)；
（4）地方水利水電相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、要求；
（5）設(shè)計院現(xiàn)行QES管理體系文件（QES手冊、程序文件、作業(yè)文件）及控制措施和應(yīng)急預(yù)案等；
（6）SDSS－CX03－2017《組織環(huán)境與風(fēng)險和機(jī)遇管理程序》
5、組織涉及的主要內(nèi)外部環(huán)境
在建立與持續(xù)改進(jìn)我院QES管理體系時，應(yīng)將充分識別理解并考慮那些與我院的宗旨、戰(zhàn)略方向相關(guān)，并影響我院實(shí)現(xiàn)QES管理體系預(yù)期結(jié)果能力的內(nèi)部環(huán)境。
設(shè)計院涉及的組織內(nèi)部環(huán)境主要包括：組織文化、價值觀、知識、績效、人員能力、財務(wù)因素、資源因素、經(jīng)營因素等。
設(shè)計院涉及的組織外部環(huán)境主要包括：政治環(huán)境、法律環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境、社會文化環(huán)境、技術(shù)環(huán)境、自然環(huán)境、競爭力等。
6、組織環(huán)境評估
（1）評估過程
根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及我院《組織環(huán)境與風(fēng)險和機(jī)遇管理程序》中有關(guān)組織環(huán)境控制所作的明確規(guī)定，組織環(huán)境評估過程一般包括以下幾個步驟：
①準(zhǔn)備階段
一是在建立與持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系時，我院將充分識別理解并考慮那些與我院的宗旨、戰(zhàn)略方向相關(guān)，并影響我院實(shí)現(xiàn)管理體系預(yù)期結(jié)果能力的內(nèi)部和外部環(huán)境。
二是內(nèi)外部環(huán)境要素識別與評估：明確職責(zé)分工，了解環(huán)境情況，在每年的管理評審前，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按照《內(nèi)外部環(huán)境識別與控制清單》（SDSS －CX03－JL5－5－2017）進(jìn)行識別并評估其適用性。
三是明確評估對象和范圍，收集國內(nèi)外相關(guān)法律和標(biāo)準(zhǔn)。各部門將組織內(nèi)外部環(huán)境要素識別結(jié)果登記《內(nèi)外部環(huán)境識別與控制清單》（SDSS －CX03－JL5－5－2017），提交技質(zhì)辦（信息中心）進(jìn)行匯總整理。
四是內(nèi)外部環(huán)境要素監(jiān)測與更新：各部門在獲得內(nèi)外內(nèi)外部環(huán)境要素信息變化時，應(yīng)及時告知技質(zhì)辦（信息中心），由管理者代表組織院內(nèi)外部環(huán)境要素識別結(jié)果進(jìn)行修訂。
②開展內(nèi)外部環(huán)境風(fēng)險評估
針對我院面臨的組織內(nèi)外部環(huán)境，按照SWOT分析法，進(jìn)行風(fēng)險評估。
第一、按照所確定的方法，分解所涉及的環(huán)境類別，內(nèi)外部環(huán)境項(xiàng)目；
第二、結(jié)合單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)、環(huán)境條件等致險因子，分析辨識內(nèi)外部環(huán)境所涉及的具體內(nèi)容；
第三、對我院內(nèi)外部環(huán)境現(xiàn)狀進(jìn)行描述；
第四、制定我院內(nèi)外部環(huán)境監(jiān)視方法；
第五、對我院內(nèi)外部環(huán)境的符合性進(jìn)行評審；
第六、編制我院內(nèi)外部環(huán)境識別與控制評審結(jié)論清單；
第七、對我院內(nèi)外部環(huán)境的不符合性制定整改措施，持續(xù)改進(jìn)。
第八、因我院新版管理體系運(yùn)行時間不到5個月，加之對標(biāo)準(zhǔn)的理解及實(shí)施還有待進(jìn)一步深入。本次內(nèi)外部環(huán)境識別僅僅針對主要要素。例如：外部環(huán)境主要針對政治環(huán)境、法律環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境、技術(shù)環(huán)境等要素識別與分析；內(nèi)部環(huán)境主要針對組織文化、價值觀、績效、經(jīng)營因素等要素識別與分析。
（2）SWOT法評估分析
依據(jù)SDSS－CX03－2017《組織環(huán)境與風(fēng)險和機(jī)遇管理程序》，對影響我院實(shí)現(xiàn)管理體系預(yù)期結(jié)果的能力的組織內(nèi)外部環(huán)境信息和條件，采用SWOT法評估分析，詳見下表：
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內(nèi)部優(yōu)勢 |
內(nèi)部劣勢 |
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1)院職工隊伍穩(wěn)定； 2)質(zhì)量部門能夠行使相應(yīng)職權(quán)； 3)院領(lǐng)導(dǎo)重視質(zhì)量管理，分管院長擔(dān)任管代； 4)質(zhì)量體系職責(zé)明晰，組織機(jī)構(gòu)健全完整； 5)擁有多個管理體系認(rèn)證，質(zhì)量、環(huán)境管理體系能夠有效運(yùn)行； 6)已明確了院發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)； 7)產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定，在用戶中有較高的聲譽(yù)，在省內(nèi)水利勘測設(shè)計行業(yè)位居前列。 |
1)院部分職工質(zhì)量意識仍然薄弱；對新版標(biāo)準(zhǔn)的理解還有待進(jìn)一步加強(qiáng)； 2)質(zhì)量考核機(jī)制的落實(shí)不到位，有差距； 3)質(zhì)量事先預(yù)防機(jī)制還需進(jìn)一步完善； 4)質(zhì)量管理和質(zhì)量檢驗(yàn)手段還較落后、效率低； 5)勘測設(shè)計成果校審亟待加強(qiáng)，部分成品質(zhì)量還存在問題； 6)收集的質(zhì)量信息不完整，統(tǒng)計技術(shù)的應(yīng)用沒有有效開展； 7)成本核算還需進(jìn)一步完善。 |
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外部機(jī)會 |
外部威脅 |
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1)國家政策重點(diǎn)扶持行業(yè)，特別是強(qiáng)調(diào)生態(tài)建設(shè)； 2)勘測設(shè)計產(chǎn)品受到用戶支持和理解； 3)已開展同行業(yè)質(zhì)量部門間的溝通； 4)全社會關(guān)注質(zhì)量、重視質(zhì)量； 5)與認(rèn)證中心保持良好的溝通 |
1)用戶對勘測設(shè)計質(zhì)量要求的提高； 2)新技術(shù)、新設(shè)備、新工藝、新材料等對勘測設(shè)計產(chǎn)品質(zhì)量要求越來越高； 3)國內(nèi)外行業(yè)內(nèi)部競爭，省外各部級、省級水利院，省內(nèi)地市級水利院； 4)質(zhì)量時代的到來對組織的要求 |
注：我院采用SWOT法對上述內(nèi)容進(jìn)行了評估分析，但每次不局限于此內(nèi)容。
（3）組織環(huán)境評估
依據(jù)SDSS－CX03－2017《組織環(huán)境與風(fēng)險和機(jī)遇管理程序》，對影響我院實(shí)現(xiàn)管理體系預(yù)期結(jié)果的能力的主要內(nèi)部和外部因素，逐一分析，我院組織環(huán)境評估分析過程及評審結(jié)果見《院內(nèi)外部環(huán)境識別與控制分析評審匯總表》。
基于文章字?jǐn)?shù)的限制，僅以我院組織環(huán)境中的技術(shù)環(huán)境為例，探討組織內(nèi)外部環(huán)境識別與控制分析的對策措施。
內(nèi)外部環(huán)境識別與控制分析評審匯總表
SDSS –CX03-JL5-5-2017 編號：
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環(huán)境 |
項(xiàng)目 |
內(nèi) 容 |
現(xiàn)狀描述 |
監(jiān)視（方法） |
評審（結(jié)論） |
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外 部 環(huán) 境 |
技術(shù) 環(huán)境 |
社會的科技進(jìn)步會促進(jìn)我院的經(jīng)濟(jì)活動中物質(zhì)條件的改善和技術(shù)水平的提高，從而使我院通過利用這些物質(zhì)條件取得更高的效率。技術(shù)的進(jìn)步、產(chǎn)品的更新，都將對我院現(xiàn)有的生產(chǎn)設(shè)施、勘測設(shè)計手段及方法的更新帶來機(jī)遇，同時對勘測設(shè)計人員的技能和知識的提升帶來挑戰(zhàn)。 國家科技體制、科技政策、科技水平和科技發(fā)展趨勢對戰(zhàn)略的影響如下： a）技術(shù)進(jìn)步使組織能對市場及客戶進(jìn)行更有效的分析。 b）新技術(shù)的出現(xiàn)使社會和新興行業(yè)對產(chǎn)品和服務(wù)的需求增加，使組織擴(kuò)大經(jīng)營范圍或開辟新市場。 c）技術(shù)進(jìn)步可創(chuàng)造競爭優(yōu)勢。 d）技術(shù)進(jìn)步可導(dǎo)致現(xiàn)有產(chǎn)品被淘汰，或縮短生命周期。 e）新技術(shù)的發(fā)展可使組織更多關(guān)注環(huán)境保護(hù)、社會責(zé)任、可持續(xù)增長等。 |
隨著經(jīng)濟(jì)社會和科技進(jìn)步的快速發(fā)展，隨著新時代的到來，水利勘測設(shè)計手段及方法的更新帶來機(jī)遇，同時對勘測設(shè)計人員的技能和知識的提升帶來挑戰(zhàn)。目前，我院在水利勘測設(shè)計手段及方法與同級同行業(yè)相比，依然存在一定差距，亟待進(jìn)一步加強(qiáng)。 |
通過技術(shù)交流，與政府、主管部門、客戶間的溝通，時刻關(guān)注科技創(chuàng)新動向。 |
不符合技術(shù)環(huán)境要求，需持續(xù)改進(jìn)。經(jīng)評估為可接受風(fēng)險。 |
注：根據(jù)實(shí)際工作情況，識別我院內(nèi)外部環(huán)境，每次分析不局限此表項(xiàng)目。
（4）內(nèi)外部環(huán)境風(fēng)險控制措施及建議
通過本次我院內(nèi)外部環(huán)境風(fēng)險評估分析，識別了那些與我院的宗旨、戰(zhàn)略方向相關(guān)，并影響我院實(shí)現(xiàn)QES管理體系預(yù)期結(jié)果能力的內(nèi)外部環(huán)境。我院仍處在一個動態(tài)的，較復(fù)雜的、變化的環(huán)境中，內(nèi)部的勘測設(shè)計技術(shù)手段與外部環(huán)境不能非常完美的結(jié)合，所以，需要對勘測技術(shù)手段進(jìn)一步變革，達(dá)到有效控制我院內(nèi)外部環(huán)境風(fēng)險目的。
為此，設(shè)計院內(nèi)外部環(huán)境風(fēng)險控制措施及建議：
① 強(qiáng)化勘測設(shè)計人員的入院教育及培訓(xùn)力度
一是必須對新上崗的管理人員及作業(yè)人員進(jìn)行崗前教育培訓(xùn)，方能安排上崗作業(yè)。
二是直接分配至本院的管理人員，必須接受以下教育和學(xué)習(xí)：
國家安全生產(chǎn)方針、政策和有關(guān)安全生產(chǎn)的法律、法規(guī)；
本單位面臨的內(nèi)外部環(huán)境情況及勘測設(shè)計控制基本知識；
本單位QES管理體系、規(guī)章制度和勞動紀(jì)律；
事故應(yīng)急救援、事故應(yīng)急預(yù)案演練及防范措施；
從業(yè)人員安全生產(chǎn)權(quán)利和義務(wù)；
有關(guān)環(huán)境、職業(yè)健康風(fēng)險案例等。
其他需要培訓(xùn)的內(nèi)容。
②繼續(xù)有效實(shí)施專題技能培訓(xùn)
社會的科技進(jìn)步會促進(jìn)我院的經(jīng)濟(jì)活動中物質(zhì)條件的改善和技術(shù)水平的提高，從而使我院通過利用這些物質(zhì)條件取得更高的效率。技術(shù)的進(jìn)步、產(chǎn)品的更新，都將對我院現(xiàn)有的生產(chǎn)設(shè)施、勘測設(shè)計手段及方法的更新帶來機(jī)遇，同時對勘測設(shè)計人員的技能和知識的提升帶來挑戰(zhàn)。我院已于2017年3月1日開展了三維設(shè)計培訓(xùn)班，2018年建議根據(jù)我院勘測設(shè)計技術(shù)人員實(shí)際需求，繼續(xù)開展形式多樣的專題技能培訓(xùn)班，確保我院勘測設(shè)計成果質(zhì)量。
7、評估結(jié)論
經(jīng)評估分析我們認(rèn)為本院內(nèi)外部環(huán)境中存在的風(fēng)險主要是質(zhì)量風(fēng)險和技術(shù)風(fēng)險。這些風(fēng)險中的主要風(fēng)險因素應(yīng)采取措施加以控制和管理。
（1）本次評估以國家現(xiàn)行有關(guān)法律、法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，按照本院SDSS－CX03－2017《組織環(huán)境與風(fēng)險和機(jī)遇管理程序》，采用SWOT分析法，堅持政策性、科學(xué)性、公正性、針對性等原則，開展組織內(nèi)外部環(huán)境風(fēng)險識別評估工作。通過內(nèi)部審核和參考國內(nèi)其他勘測設(shè)計單位的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我院勘測設(shè)計單位特點(diǎn)，對本院內(nèi)外部可能存在的各類組織環(huán)境風(fēng)險類型，并通過定量分析，確定了不符合的內(nèi)外部環(huán)境要求。此次評估方法選用得當(dāng)，分析有理有據(jù)，評估結(jié)果較為科學(xué)，與院實(shí)際相吻合。
（2）針對辨識出的不符合的內(nèi)外部環(huán)境要求，按照本院SDSS－CX03－2017《組織環(huán)境與風(fēng)險和機(jī)遇管理程序》中規(guī)定的可接受原則，分別提出了切實(shí)可行的整改建議。內(nèi)容簡明扼要，重點(diǎn)突出，可操作性較強(qiáng),對院業(yè)務(wù)生產(chǎn)工作的正常開展具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義，各部門應(yīng)按照本報告要求，進(jìn)一步細(xì)化完善，認(rèn)真落實(shí)。
（3）內(nèi)外部環(huán)境風(fēng)險識別評估工作是風(fēng)險預(yù)控管理的一項(xiàng)新措施新要求，國內(nèi)各單位暫無成熟經(jīng)驗(yàn)。在具體評估過程中，所使用的評估方法與主管部門工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)及思考方式有很大的關(guān)聯(lián)，易受個人主觀因素的影響，因此，本次評估依然難免出現(xiàn)一些小的偏差和不妥之處。要求各部門在具體落實(shí)過程中及時反饋發(fā)現(xiàn)的問題，以便于持續(xù)改進(jìn)此項(xiàng)工作。
三、結(jié)語
組織要認(rèn)識到其內(nèi)外部環(huán)境是不斷變化的，組織應(yīng)具備相應(yīng)的能力，以調(diào)整自身的管理體系使其具有適應(yīng)這種變化。環(huán)境的變化是引起組織變化的重要因素之一。因此，正確把握組織環(huán)境的變化及其對組織生存與發(fā)展的影響，對于組織不斷開拓市場、提高經(jīng)濟(jì)效益具有重要的意義。水利工程建筑勘測設(shè)計行業(yè)各類組織應(yīng)提高對“組織環(huán)境”管控的認(rèn)識。通過實(shí)施新版標(biāo)準(zhǔn)4.1條款要求，并從實(shí)際質(zhì)量管理工作經(jīng)驗(yàn)中加以提煉和升華，形成一套行之有效的組織環(huán)境管控模式和方法，進(jìn)一步提高自身的工作質(zhì)量與效率。
