尊敬的HXQC客戶：
北京大陸航星質(zhì)量認證中心股份有限公司（以下簡稱HXQC）依據(jù)IAF ID3:2011《影響認可機構(gòu)、合格評定機構(gòu)和獲證組織的特殊事件或情況的管理》及國家市場監(jiān)督管理總局、認可機構(gòu)要求，為更好地防控“新型冠狀病毒感染的肺炎”（以下簡稱“疫情”），結(jié)合HXQC認證工作實際，就“疫情”期間開展認證審核工作進行了認真研究，制定了有關(guān)方案如下：
一、認證申請受理
自2020年2月3日起，HXQC正常受理各領(lǐng)域認證申請；HXQC通過電子郵件、電話、微信等方式正常進行認證申請受理評審工作。要求認證客戶提供申請材料的原件掃描件（如認證申請書、合同等資料）或無法蓋章時的電子版表格。待“疫情”解除后，再由客戶補寄紙質(zhì)材料，或在后續(xù)現(xiàn)場審核時由審核組收集帶回。
二、審核工作安排
HXQC原則上暫停安排疫情防控地區(qū)現(xiàn)場審核，采用文件審核、使用信息和通信技術(shù)（ICT）實施遠程審核等審核方式開展審核工作。根據(jù)各地政府復(fù)工安排及在地方政府宣布“疫情”解除的地區(qū)，確有特殊原因具備安排現(xiàn)場審核條件的客戶，可視情況安排現(xiàn)場審核。審核具體工作安排如下：
（一）初次審核
通過文件審核和遠程審核達到一階段審核目的，由審核組通過電話、視頻、郵件等形式在線收集證據(jù)進行評審，以驗證是否具備進入二階段條件。二階段審核根據(jù)“疫情”控制情況采用遠程審核或現(xiàn)場審核方式開展。
如果客戶能夠符合使用信息和通信技術(shù)（ICT）實施遠程審核的條件，可采用遠程審核方式實施二階段審核，待“疫情”解除后3個月內(nèi)補充進行現(xiàn)場審核，通常不超過6個月，以驗證認證有效性。根據(jù)每個項目審核方案策劃及風(fēng)險評價作出相應(yīng)的認證決定。通常不超過6個月，以驗證認證有效性，審核時間不低于1人日。根據(jù)每個項目審核方案策劃及風(fēng)險評價作出相應(yīng)的認證決定。如果未能及時安排補充現(xiàn)場審核，需結(jié)合監(jiān)督審核進行補充現(xiàn)場審核，審核時間應(yīng)在例行監(jiān)督審核時間外至少增加1人日，必要時按照再認證進行全過程全條款審核。
（二）再認證、監(jiān)督審核安排
1、如果客戶能夠符合使用信息和通信技術(shù)（ICT）實施遠程審核的條件，HXQC按規(guī)定要求策劃采用遠程審核方式進行監(jiān)督、再認證審核。如果HXQC通過收集的證據(jù)證明認證客戶的管理體系是有效的，則可以保持其認證資格，或更新其認證資格并換發(fā)認證證書。待“疫情”解除后3個月內(nèi)對相關(guān)結(jié)果予以評價確認或補充進行現(xiàn)場審核。補充審核時間不低于1人日。
如果能夠滿足如下條件，可不需補充現(xiàn)場審核：
a）客戶管理體系的成熟度比較高；
b）客戶提供的產(chǎn)品/服務(wù)不屬于高風(fēng)險，或能夠證明自身對其產(chǎn)品/服務(wù)的控制水平較高；
c）審核組通過遠程審核已達到審核目的，并經(jīng)過認證評定不需補充現(xiàn)場審核的。
如經(jīng)評價確認不需要補充現(xiàn)場審核的認證項目，經(jīng)認證評定后給出下次的監(jiān)督或/再認證審核需在9個月內(nèi)實施（上次現(xiàn)場審核末次會議后9個月內(nèi)）或按正常監(jiān)督/再認證審核計劃時間實施意見。如果未能及時安排補充現(xiàn)場審核，需結(jié)合監(jiān)督/再認證審核進行補充現(xiàn)場審核，審核時間應(yīng)在例行監(jiān)督/再認證審核時間外至少增加1人日，必要時按照再認證/初次認證進行全過程全條款審核。
2、如在監(jiān)督、再認證到期前通過電話、網(wǎng)絡(luò)視頻、郵件、文件審核等形式在線收集證據(jù)作為替代性的短期審核，并且HXQC通過收集的證據(jù)證明認證客戶的管理體系是持續(xù)有效的，則可以保持認證資格，或?qū)⒄J證有效期延長至“疫情”解除后3個月，最長不超過6個月。待“疫情”解除后3個月內(nèi)與客戶協(xié)商適宜的監(jiān)督、再認證現(xiàn)場審核時間。替代性短期審核需要收集的證據(jù)見《“疫情”防控期間延期認證文件審核記錄及報告“疫情”防控期間非現(xiàn)場審核記錄及報告》。
對于受“疫情”影響停產(chǎn)而不能接受監(jiān)督審核的認證客戶所持有的認證證書，對認證證書實施暫停等處理的時限，可延遲至“疫情”解除后3個月。
注：《“疫情”防控期間延期認證文件審核非現(xiàn)場審核記錄及報告》已更名為《HXQC延期認證文件審核記錄及報告》，依據(jù)IAF ID3:2011《影響認可機構(gòu)、合格評定機構(gòu)和獲證組織的特殊事件或情況的管理》第5段（標綠部分）”。
（三）HXQC可對具備條件的認證項目策劃采用現(xiàn)場審核+遠程審核方式實施初次審核、監(jiān)督或、、擴大范圍、再認證等審核，如由現(xiàn)場審核的審核成員能完成所有的關(guān)鍵活動審核，并達到審核目的，原則上后續(xù)不需要策劃補充現(xiàn)場驗證審核，按正常監(jiān)督/再認證計劃時間實施。
三、認證決定及后續(xù)安排
1、“疫情”期間正常進行認證決定、證書頒發(fā)，對于遠程審核實施的項目，會根據(jù)每個項目審核方案策劃及風(fēng)險評價作出相應(yīng)的認證決定。。
對已完成現(xiàn)場審核但由于“疫情”原因不能按期提交不符合整改有效證據(jù)的客戶，可將整改完成時間延遲至“疫情”解除后3個月。
如果審核組開出的不符合不涉及違反國家有關(guān)法律法規(guī)或不是嚴重不符合項，審核組可接受客戶提供的不符合項整改計劃，經(jīng)過驗證客戶整改計劃可行后，即可將審核案卷提交認證評定。通過認證決定后可暫時保持認證資格或頒發(fā)認證證書。待“疫情”解除后3個月內(nèi)按要求完成不符合整改活動，通常不超過本次審核結(jié)束日后6個月，或原認證到期日之后6個月。
2、初審、監(jiān)督、再認證審核項目通過審核、認證決定后，向客戶提供電子版的認證決定或認證證書，認證證書的有效性可在HXQC官網(wǎng)（www.joinfgra.com）及全國認證認可信息公共服務(wù)平臺（http://cx.cnca.cn/CertECloud/index/index/page）查詢。
3、待“疫情”解除后如經(jīng)驗證客戶管理體系不能持續(xù)有效運行，那么HXQC需要按照正常的認證程序?qū)ο嚓P(guān)證書采取暫?；虺蜂N認證措施。
4、待全國“疫情”解除后，所有認證審核工作應(yīng)繼續(xù)按照原審核方案進行。獲證客戶應(yīng)確保持續(xù)滿足相關(guān)認證要求，HXQC將按照合規(guī)性要求，控制認證風(fēng)險，持續(xù)跟蹤客戶提供材料的有效性，并進行必要的現(xiàn)場驗證。
四、上述安排的相關(guān)措施
1、“疫情”期間HXQC將通過電子郵件、電話、微信等方式與客戶聯(lián)絡(luò)收集受疫情影響的信息（具體見“新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控期間認證客戶信息確認表”）及使用ICT實施遠程審核的條件（具體見“HXQC應(yīng)用信息和通信技術(shù)（ICT)實施遠程審核認證客戶信息確認表”）。策劃使用信息和通信技術(shù)（ICT）實施遠程審核時，要符合IAF MD4《信息和通信技術(shù)（ICT）在審核中應(yīng)用》要求。
注1：“新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控期間認證客戶信息確認表”已更名為已更名為《“特殊事件或情況”防控期間認證客戶信息確認表》依據(jù)IAF ID3:2011《影響認可機構(gòu)、合格評定機構(gòu)和獲證組織的特殊事件或情況的管理》“3. 影響獲證組織的特殊事件或情況 第4段”（標黃部分）。
注2：“HXQC應(yīng)用信息和通信技術(shù)（ICT)實施遠程審核認證客戶信息確認表”依據(jù)CNAS-CC14：2019《信息和通信技術(shù)（ICT）在審核中應(yīng)用》(IAF MD4:2018)4.2.1-4.2.4條款。
2、HXQC在疫情防控期間將針對認證實施所做出的優(yōu)化調(diào)整措施及時向公司員工和客戶公布，并切實提供良好認證服務(wù)和技術(shù)支持。
3、HXQC在疫情防控期間會加強內(nèi)部和外部交流溝通，并按照國家和地方監(jiān)管部門、認可機構(gòu)的要求，及時完成相關(guān)信息通報。
4、對于CNAS、UKAS、JAS-ANZ對我公司的認可監(jiān)督評審工作，HXQC將按認可機構(gòu)的安排做好相應(yīng)工作。
5、本方案在實施過程中將根據(jù)上級主管部門關(guān)于“疫情”期間的認證要求及“疫情”防控情況做相應(yīng)調(diào)整。
6、為指導(dǎo)公司的疫情監(jiān)測防控工作和疫情防控期間的認證工作，HXQC成立了新型肺炎防控指揮部。如有任何問題，請隨時與HXQC新型肺炎防控指揮部聯(lián)系（13311105598）。感謝大家的配合與支持！
編制日期：2020.1.27
修訂日期：2020.3.23
修訂日期：2022.4.20
